Services Overview:  

Responsible for managing the end‐to ‐end contract paperwork process. Responsible for contract process  quality control and sending executed contracts and amendments as appropriate to third parties. 

Perform data entry and pull reports from tracking database(s). Contact third parties to follow‐up on 

contract and amendment execution. File and update on‐site paper files, as needed. 

Deliverables: 

 Services rendered will adhere to applicable Johnson & Johnson SOPs, WIs, policies, 

local regulatory requirements, etc.  

 Review, administratively finalize (headers/footers/file name consistency) watermark 

and protect contracts and amendments. 

 Print, assemble, and track contracts, amendments, mass mail and other relevant 

documents. 

 Manage site mailings and other correspondence to sites as assigned.  

 Secure appropriate signatures of contract documents via departmental processes. 

 Update and maintain tracking databases with necessary relevant contract 

information. 

 Run reports to find contracts and amendments still outstanding and then follow‐up 

with them for signature. 

 Run reports and monitor databases for data integrity and quality.  

 Organize, store, archive, and retrieve files for contracts, payment documentation and 

other relevant documents. 

 Maintain electronic repository of contracts and related documents. 

 Archive documents to third party repository. 

 Assist in data gathering and analysis.  

 Recognize processes improvements and communicate as appropriate. 

 Comply with requests from QA and auditors under guidance of analyst/manager. 

 Mentor and train new contract coordinators. 

Metrics/KPIs:  

 Metrics/KPIs governing these services are outlined in the QOP document. 

Interfaces – Primary/Other: 

 Primary interfaces: Interface with internal Business Partners (CCS, TA, MAF, MAO, GCDO, JRP, 

HCC, Risk Management, Legal, etc.) outside parties such as Clinical Investigator Sites, 

Commercial Suppliers and Clinical Research Organizations (when applicable).

Education and Experience Guidelines:  

 Associate/Bachelor’s degree, or equivalent, in appropriate scientific or business disciplines. 

 1‐5 years’ experience and/or equivalent competencies in pharmaceutical industry/clinical 

research. 

 Working knowledge of the clinical development process. 

 Contract management experience. 

 Exceptional organizational skills. 

 Excellent communication skills (both oral and written). 

 Ability to work effectively in cross functional teams. 

 Working knowledge of PCs (MS Office suite at a minimum). 

Must demonstrate innovative spirit, have strong interpersonal skills, and ability to accomplish substantial tasks with minimal supervision. 

 Fluency in English. 

 Good written and oral communication skills as appropriate. 

 Previous experience working in virtual teams.